ワークデスクオフィス、ビジネスレポートペーパー、未完成の文書の山は、屋内クリップで達成するための紙ファイルのスタックで働くビジネスウーマンの手、ビジネスコンセプト

片付け名人が指摘!「書類の整理」で絶対にやってはいけないこととは!?

2020/08/22

テーブルの上や戸棚の隙間などに、気がつくと溜まっている紙の書類。なかには重要な連絡事項が書かれたもの、あるいは期限までに回答が必要なものもあったりしますが、ほかのものと混ざってしまって見つからない……なんてこと、よくありますよね。

そこで今回は、書類の整理方法について、家事代行サービスを展開するカジタクに所属する「片付け名人」の山口さんに教えてもらいました。


■教えてくれたのは・・・片付け名人の山口さん
カジタクに所属する、予約半年待ちの「片付け名人」。定期家事代行、整理収納サービスの経験を活かし現在は新人スタッフの教育を行うトレーナーも担当。整理収納アドバイザー1級ほか、整理収納の資格を多数保有している。

「片付け名人」も苦手だった書類整理

「片付け名人」としてお仕事をさせていただいていますが、はじめから片づけが得意だったわけではありません。特に書類の整理は、いちばん苦手でした。

結婚した当初は、いつもテーブルや棚の上に書類が積み重なっていましたし、物置部屋と化した部屋のほとんどは書類の山でした。「書類はとりあえず取っておいて、後でまとめて整理しよう」と考えていたからです。また「情報はたくさんある方がよい!」とも思っていたので、書類をストックしておくことは必要なことである、とさえ考えていました。

ところが、いざ必要なときに重要な書類が見つからなかったり、書類の山に紛れてCDなどが行方不明になったりと……散らかった書類あるある(?)が頻発するように。また、書類1枚1枚は小さいし目立ちませんが、それが部屋のなかにばらけて存在すると、部屋がなんとなく散らかった印象になるという悩みも。

このときの経験から学んだのは、書類の片づけを後回しにすると困ったことが連鎖的に起こる、ということ。このままではいけない、なんとかしなくては…というわけで、書類整理の試行錯誤が始まったのです。

書類整理をうまくやる心がけとは?

債務を管理する女性
Rawpixel/gettyimages

まず最初の心がけとして「書類に関しては家もオフィスと同じ!速やかに目を通し、迅速に処理する!」と考えるようにしました。「溜め込んだら後で10倍苦労する!」と自分に言い聞かせながら。

実際、書類を積み上げて「いつかきちんと整理する」というサイクルは、ラクなようで実はすごく大変ですし、効率的なようで、まったくの非効率。

そこで、心がけに加えて以下のように新しい書類整理サイクルも考えました。

1.書類が来る
2.わが家の総務担当(かっこいい!)として迅速に振り分ける
3.一旦終了させる

だけ。つまり、来たらすぐに処理していく、ということ。とてもシンプルではありますが、この流れを意識するだけで、書類整理がグッとラクになりました。感覚としては、スーパーで買ってきたものをすぐに冷蔵庫・冷凍庫・野菜室・チルド室に振り分ける行動に近いですね。

具体的な書類振り分けのコツについては、つぎの機会にご紹介させていただきます。


協力・・・

カジタク

家事の宅配「カジタク」。安心のイオングループとして、家事代行以外にも、プロの整理収納プラン「片付け名人」や、日頃お掃除できないところをプロにお任せする「ハウスクリーニング」など、これまで約70万件の家事サービスを提供。「カジタク」はアクティア株式会社が提供する家事代行サービスのブランドです。

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