「確認いたしました」の正しい意味とは？ビジネスでの使い方や注意点を解説

ビジネスシーンでよく使われる「確認いたしました」という表現。メールや会話で頻繁に登場しますが、その正しい意味や使い方を理解しているでしょうか？この記事では、「確認いたしました」の意味や活用シーン、注意点について詳しく解説します。

「確認いたしました」の意味とは？

基本的な意味

「確認いたしました」は、何かを確認したことを丁寧に伝える表現です。ビジネスにおいては、相手に対して確認作業が完了したことを報告する際に使われます。特に、上司や取引先に対して使うことで、丁寧さを示すことができます。

使われる場面

この表現は、メールや電話でのやり取りで頻繁に使用されます。例えば、資料を受け取った際や、指示を理解した際に「確認いたしました」と伝えることで、相手に安心感を与えることができます。

「確認いたしました」の活用シーン

メールでの使用例

メールで「確認いたしました」を使う場合、受け取った情報や資料に対して確認が完了したことを伝える際に便利です。例えば、「ご送付いただいた資料、確認いたしました。ありがとうございます。」といった形で使います。

会話での使用例

会話の中で「確認いたしました」を使う場合、相手の指示や依頼を理解したことを伝える際に有効です。例えば、上司からの指示を受けた際に「はい、確認いたしました」と返答することで、指示をしっかりと受け止めたことを示せます。

「確認いたしました」を使う際の注意点

過度な使用に注意

「確認いたしました」は便利な表現ですが、過度に使用すると形式的に感じられることがあります。特に、同じメール内で何度も使うと、相手に対して機械的な印象を与えてしまう可能性があります。

状況に応じた使い分け

状況に応じて、他の表現と使い分けることも重要です。例えば、よりカジュアルな場面では「確認しました」や「確認済みです」といった表現を使うことで、柔らかい印象を与えることができます。

「確認いたしました」の使い方と例文

ビジネスメールでの例文

「お送りいただいた契約書、確認いたしました。問題ございませんので、次のステップに進めていただけますでしょうか。」このように、確認が完了したことを伝えつつ、次のアクションを促すことができます。

会話での例文

「先ほどのご指示、確認いたしました。すぐに対応いたします。」このように、指示を受けたことを確認し、迅速な対応を約束することで、信頼感を高めることができます。

「提出いただいた書類を確認いたしましたところ、２点ほど不備がありましたので、お手数ではございますが修正の上再度ご提出願えますでしょうか？」顧客等に対し丁寧な対応をする際にも用いられる表現です。

「確認いたしました」への返答方法

感謝の意を示す

「確認いたしました」と言われた際には、「ご確認ありがとうございます」と感謝の意を示すことで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

次のステップを提案する

確認が完了したことを受けて、次のステップを提案することも重要です。「確認いただきありがとうございます。それでは、次のステップに進めましょう。」といった形で、スムーズな進行を促します。

「確認いたしました」の類語・言い換え表現

類語の紹介

「確認いたしました」の類語としては、「確認しました」「確認済みです」「承知いたしました」などがあります。これらの表現を使い分けることで、コミュニケーションの幅を広げることができます。

言い換え表現の活用

状況に応じて、言い換え表現を活用することも有効です。例えば、よりカジュアルな場面では「わかりました」「承知しました」といった表現を使うことで、柔軟な対応が可能です。

まとめ

「確認いたしました」は、ビジネスシーンでの重要なコミュニケーションツールです。正しい意味や使い方を理解し、適切に活用することで、円滑なやり取りを実現できます。過度な使用を避け、状況に応じた表現を心がけましょう。