「お知りおきください」の正しい意味とは？ビジネスでの使い方や注意点を解説

ビジネスシーンでよく使われる「お知りおきください」という表現。日常会話ではあまり耳にしないこのフレーズですが、どのような意味を持ち、どのように使うべきなのでしょうか。本記事では、「お知りおきください」の正しい意味や使い方、注意点について詳しく解説します。

「お知りおきください」の意味とは？

基本的な意味

「お知りおきください」は、相手に情報を提供し、その情報を心に留めておいてほしいという意図を伝える表現です。ビジネス文書やメールでよく使われ、相手に対して丁寧に情報を伝える際に用いられます。

使われる場面

この表現は、特に重要な情報や注意事項を伝える際に使われます。例えば、会議の日時変更や新しいプロジェクトの開始など、相手に必ず知っておいてもらいたい情報を伝えるときに適しています。

「お知りおきください」の活用シーン

ビジネスメールでの使用

ビジネスメールでは、相手に重要な情報を伝える際に「お知りおきください」を使うことで、その情報が重要であることを丁寧かつ明確に伝えることができます。例えば、重要な会議の予定やスケジュール変更を知らせる場合に有効です。

会議での使用

会議中に重要な情報を共有する際にも「お知りおきください」を使うことができます。これにより、参加者に対して情報の重要性を強調し、注意を促すことができます。

「お知りおきください」を使う際の注意点

使いすぎに注意

「お知りおきください」は便利な表現ですが、使いすぎると相手に対して押し付けがましい印象を与えることがあります。適切な場面でのみ使用することが重要です。

相手の理解を確認

この表現を使った後は、相手が情報を正しく理解しているか確認することが大切です。必要に応じて、追加の説明やフォローアップを行いましょう。

「お知りおきください」の使い方と例文

例文1: メールでの使用

「毎週火曜に行っている定例会議ですが、来週は水曜に変更となりましたので、お知りおきください。場所と開始時間は通常と同じです。」このように、必ず知ってもらいたい情報を伝える際に使うと効果的です。

例文2: 口頭での使用

「来月から始まるプロジェクトに関して、リーダーは山田君に決定しましたので、お知りおきください。」口頭での説明でも、情報の重要性を伝えることができます。

「お知りおきください」への返答方法

理解を示す返答

「承知しました」や「了解しました」といった返答をすることで、相手に対して情報を受け取ったことを示すことができます。

質問をする場合

情報に不明点がある場合は、「具体的にはどのような変更ですか？」「経緯を教えていただけますか？」と質問することで、より詳細な情報を得ることができます。

「お知りおきください」の類語・言い換え表現

類語の紹介

「ご承知おきください」や「ご確認ください」などが類語として挙げられます。これらも同様に、相手に情報を伝える際に使われます。

言い換え表現の活用

状況に応じて、「お含みおきください」や「ご留意ください」といった表現を使うことで、より適切なニュアンスを伝えることができます。

まとめ

「お知りおきください」は、ビジネスシーンで重要な情報を丁寧に伝えるための表現です。適切な場面で使用し、相手に対して情報の重要性を伝えることができます。ただし、使いすぎには注意し、相手の理解を確認することが大切です。類語や言い換え表現も活用し、状況に応じたコミュニケーションを心がけましょう。